Duh, vendorku kok ga ngerti aku maunya apa …

Ketika menyiapkan pernikahan, biasanya keluhan yang banyak saya dengar adalah, “Duh, vendorku ‘tu sama sekali ga ngerti aku maunya apa. Udah dibilangin berkali-kali maunya begini, jadinya tetep salah ….”

Jangan hanya menyalahkan vendor 100%. Kebanyakan orang (termasuk calon pengantin) biasanya kesulitan membahasakan imajinasi mereka, karena vendor-vendor ini belum melihat hal-hal yang pernah kita lihat di majalah / di wedding orang lain. Selain itu, orang punya interpretasi berbeda terhadap kata-kata yang sama. Apa yang menurut anda vintage bisa diartikan classic oleh vendor anda. Gaun yang “panjang” menurut vendor anda belum tentu cukup panjang menurut standar anda.

Kalau begitu, gimana dong caranya supaya apa yang kita mau bisa benar-benar tersampaikan ke vendor, dan hasilnya benar-benar seperti yang kita inginkan?

Beberapa tips yang bisa saya bagi setelah menyiapkan wedding saya sendiri dan beberapa teman:

1. Siapkan scrap book, tempel gambar-gambar dari majalah yang anda senang. Selama menyiapkan wedding, saya senang menggunting gambar dari majalah-majalah perkawinan. Buku “kliping” ini saya bawa tiap kali ketemu vendor supaya mereka punya contoh hal-hal yang saya senang. Kadang-kadang gambar ini saya tinggalkan di tempat vendor buat bahan referensi mereka.

2. Kalau, seperti saya, anda senang menjinjing laptop kemana-mana dan punya koneksi internet di rumah, jadilah anggota http://www.weddingchannel.com (gratis). Disana ada ribuan contoh foto bouquet, jas, gaun pengantin, kue, dekorasi, boutoniere (“corsage” kalo di indonesia), dsb. Kebanyakan gambar yang akhirnya saya jadikan inspirasi di pernikahan saya diambil dari weddingchannel.com, mulai dari color scheme yang kami gunakan untuk dekor, bouquet, jas pengantin pria, sampai ukiran icing sugar di kue pengantin kami.

Kalau anda menunjukkan gambar ke vendor, mereka akan jauh lebih mengerti keinginan anda.

3. Kalau anda membuat sendiri jas / gaun pengantin (bukan sewa yang sudah jadi), datang fitting berkali-kali. Saya fitting gaun sampai empat kali. Pertama-tama saya mencoba beberapa gaun yang potongannya kira-kira cocok untuk saya, lalu desainer-nya menggambar gaun seperti keinginan saya. Setelah desain-nya di-approve, saya datang fitting lagi setelah tiga minggu, ketika cutting gaunnya sudah jadi tapi belum dijahit akhir. Di fitting kedua ini saya dan desainer memutuskan untuk memotong panjang dan lebar train (“buntut”), membuat kait supaya buntutnya bisa dibuat panjang atau pendek, dan menentukan dimana payet akan dipasang. Di fitting ketiga, gaun sudah jadi dengan renda dan sebagian payet dan kami tinggal memastikan apakah payetnya sudah cukup atau mau ditambah. Fitting terakhir, seminggu sebelum hari H, benar-benar hanya untuk memaskan gaun dengan kondisi badan terakhir.

4. Pastikan percakapan anda dengan tiap vendor tercatat. Saya sempat mengalami bahwa banquet manager dari hotel venue saya cuti 3 minggu, dan penggantinya (atawa bos-nya banquet manager yang biasa deal dengan saya) mengubah klausul2 di kontrak yang sudah saya setujui dengan si banquet manager ini. Untungnya semua percakapan saya dengan banquet manager ini terekam di e-mail, kontrak tertulis atau sms; akhirnya si Director of Sales & Marketing yang coba-coba “menghilangkan” beberapa fasilitas dari kontrak ini akhirnya ga bisa bantah.

5. Siapkan budget, dan interview beberapa vendor untuk layanan yang sama. Satu hal yang membuat wedding saya sangat memorable adalah karena semua vendor (with the exception of videografer …) benar-benar mengerti wedding seperti apa yang saya inginkan … banyak dari mereka akhirnya malah jadi teman main saya 🙂 Sebelum memilih mereka, saya dan calon suami membuat budget, lalu kami hunting ke beberapa vendor. Sejak awal kami langsung bilang berapa budget kami, dan kami lihat konsep dan layanan seperti apa yang kami bisa dapat dengan budget segitu. Jadi anda jangan berandai-andai ke vendor, bilang “Saya mau lots of lily, lots of orchids and tulips, semua harus warna pink, dindingnya harus ditutup draperie, dan kue-nya harus minimum 12 tingkat….” Vendor anda bisa mengipas2 imajinasi anda menjadi sangat mahal 🙂

6. Minta gambar dan kontrak dari vendor supaya kita ingat apa yang kita pesan. Kadang-kadang vendor juga pusing kalau maunya calon pengantin berubah-ubah, apalagi kalau maunya calon pengantin dengan orang tua / pasangannya berbeda. Kalau ada gambar dan kontrak dari vendor, kita mudah mengingat hal-hal apa yang kita pesan, jadi kita tahu kalau -misalnya- mami minta bunganya ditambah ini ina inu, vendor-nya mungkin akan minta biaya tambahan. Atau kalau kita meminta satu dua hal dihilangkan, mungkin kita bisa nego harganya berkurang, atau ditukar dengan item lain yang senilai.

7. Jangan lupa technical meeting! Semua vendor dan keluarga yang terlibat di hari H harus datang di technical meeting. Jangan lupa membahas semua detail di technical meeting, sekecil apapun itu. Di technical meeting, saya membahas mulai dari crew dan panitia makan dan istirahat dimana, jam berapa AC ruangan harus nyala, bagaimana kalau hujan dan tangga yang akan kami pakai untuk jalan becek, traffic flow dan pengaturan parkir, layout ruangan, detil acara dari jam 7 pagi sampai selesai, dsb. Di technical meeting ini akan terlihat misunderstanding, communication gap dan hal2 lain yang vendor masih kurang mudeng. Bahkan satu hal yang kita mau bisa diintepretasikan berbeda oleh masing-masing vendor. Misalnya: pengantin akan masuk dari pintu kedua. PINTU KEDUA ini bisa berarti pintu utara, pintu utama, pintu barat atau pintu emergency exit kalau kita tidak menunjukkan pintu yang kita maksud di denah, di hadapan semua vendor. Khan nyaho kalo fotografer jaga di pintu mana, video di pintu lain, karpet merah dipasang di entah pintu mana 🙂

Melalui hal-hal simpel seperti notebook, kontrak, gambar dan denah, communication gap dan misunderstanding bisa jauh berkurang dan wedding preparation anda juga jadi jauh lebih fun, karena melihat-lihat gambar di majalah dan di internet ‘tu fun luar biasa apalagi untuk pengantin perempuan 🙂

Have a happy wedding 🙂

Ngirit Biaya Pernikahan

Mau menikah, tapi ekonomi lagi resesi? Mau pesta yang ga mahal, tapi berkesan? Berikut beberapa tips yang bisa saya bagikan, berdasarkan pengalaman mengurus pernikahan sendiri plus bantu-bantu kawinan teman.

1. Jangan pesta di hotel. Biaya catering hotel jauh lebih mahal daripada catering di gedung pertemuan. Berdasarkan hitungan saya di tahun 2007, biaya makan per orang di hotel bintang lima sekitar Rp250,000 sementara di gedung biayanya ga sampe Rp100,000 per orang. Belum lagi hotel menetapkan minimum revenue antara 200-300 juta-an. Kalaupun tamu anda ga banyak dan anda hanya akan spend uang di bawah minimum revenue, anda harus “memaksa diri” untuk pesen item-item yang anda nggak perlu hanya untuk memenuhi minimum revenue ini. Dengan menghindari hotel, anda sudah akan irit puluhan juta.

2. Wedding cake tidak perlu besar. Wedding cake is a total waste of money, kalau dulu saya nggak dipaksa orang tua saya u/ pesen cake saya nggak akan pesen. Akhirnya kompromi, kita tetep pesen, tapi cuma 3 susun kecil aja. Toh kue itu bener2 cuma u/ photo opportunity aja, simbolis doang (mana kue-nya biasanya cuma dummy, bukan kue betulan gitu loh… so cheesy!!!!). Dan tamu-tamu kita tetep happy dan merasa pesta kita nggak kekurangan suatu apa pun tanpa kue itu …

3. Do you really need video??? Saya sewa videographer yang videonya hanya kami tonton satu kali, setelah itu masuk kotak. Admit it … berapa orang yang nonton wedding video-nya berkali-kali? Sama seperti VCD / DVD film2 … biasanya kita beli hanya untuk tonton sekali. Kalau anda mau irit, lupakan videografer. Selain anda nggak akan lihat video-nya berkali-kali, format digital yang mereka gunakan hari ini akan usang dalam waktu yang tidak lama (dulu pake video Beta, lalu keluar VHS. Setelah VHS, ada VCD. Sekarang pake DVD. Siapa bisa jamin kalo format DVD nggak akan diganti dengan format lain dalam beberapa tahun kedepan?). Minus video, anda sudah irit 3-15 jutaan tergantung videografer-nya ngetop atau engga.

4. Dekor minimalis. Ada banyak cara membuat dekor yang cantik tanpa memenuhi ruangan dengan standing flower yang hanya akan menghalangi view para tamu. Anda bisa downgrade fresh flower ke bunga plastik. Anda bisa gunakan bunga yang mekar sepanjang tahun, jangan yang musiman. Kurangi jumlah standing flower, atau jangan gunakan standing flower yang menjulang sampe 2 meter. Gunakan bunga yang jamak ditemukan di kota anda (chrysanthemum, mawar, sedap malam, etc.) jangan cari yang impor (tulip, lily, etc.). Tidak perlu menutupi tembok dan atap gedung dengan ratusan meter kain hanya untuk mencocok-cocokkan warna. Gunakan backdrop yang dekorator anda sudah punya stock-nya, jangan minta dibuatkan baru.

Saya bisa recommend dekorator saya yang harganya bersahabat tapi dekornya tetap “wah”, di http://w3.weddingku.com/collections/partnerdetail.asp?partnerid=26916&zona=JKT

5. Cari fotografer yang mau menyerahkan high-resolution file semua foto. Kebanyakan fotografer hanya mau memberikan master file foto2 yang anda pilih, sisanya anda hanya dapet foto ukuran thumbnail, atau malah ga dikasi sama sekali. Akhirnya, in the spirit of preserving the memories, anda keluar uang tambahan berjuta-juta untuk print foto, bikin album tambahan, beli master file, dllsb. Kami mengirit jutaan rupiah karena menggunakan fotografer yang mau memberikan master file semua photo, sudah high resolution, selain beberapa album foto plus foto kanvas. Nggak ada biaya tak terduga seperti yang dialami kebanyakan pengantin.

Seringkali fotografer akan argue, “Copyright dari foto-foto ini adalah hak kami, karena yang ambil fotonya khan kami … ini standard practice di bisnis fotografi” This is (excuse my language) BS. Karena itu, sebelum anda bayar DP fotografer, pastikan ada kontrak tertulis bahwa copyright / hak cipta dari foto adalah HAK KLIEN setelah klien membayar sesuai perjanjian. Kalo foto model, misalnya, mereka memang ga dapet copyright dari foto2nya karena mereka tidak membayar fotografer untuk motret mereka …. itu pun kalo fotografer main terbitkan fotonya tanpa setahu model-nya, modelnya bisa nuntut. Apalagi ini … anda bayar, anda jadi obyek fotonya, trus master file-nya dianggap milik fotografer? This is absolute non-sense.

Saya bisa rekomendasikan fotografer saya (www.sudutfoto.com), yang mau memberikan high-resolution CD dari semua foto

6. Libatkan teman-teman dan saudara anda. Dengan melibatkan teman dan keluarga, saya tidak perlu bayar MC bilingual (yang harganya 3-5 juta per orang untuk bahasa inggris yang kadang-kadang masih kepleset juga), tidak perlu wedding organizer, tidak perlu bayar desainer undangan, tidak repot bolak-balik ke Mangga Dua untuk beli printilan ini itu yang kurang, and di hari H saya sama sekali nggak perlu ngurus apa-apa, pokoknya tinggal nongol and keliatan cantik 🙂 Kalau anda punya temen-temen yang jago nyanyi atau musik, mereka ditanggep aja untuk kawinan anda, jadi anda tinggal sewa sound system aja.

Untuk menghindari “pertikaian” :-p , harus dijelaskan dari awal siapa saja yang anda minta terlibat, dan berikan mereka tugas yang spesifik. Misalnya, saya minta teman kantor saya untuk jadi MC, sepupu saya mendesain undangan, teman baik saya untuk jadi koordinator acara hari H, tante A bagian jalan-jalan ke Mangga Dua, tante C bagian ngawasin catering hotel, tante D bagian pegang ang pao, dsb.

7. Jangan paksakan diri beli paket kalau anda nggak suka sebagian isi paketnya. Sebelum menikah, saya sudah jatuh cinta sama gaun pengantin dari satu butik terkenal di Taman Anggrek. Tapi saya nggak seneng make up dan foto pre-wednya. Saya tanya berkali-kali, boleh nggak saya sewa gaunnya aja, tapi nggak boleh. Tanya lagi di hari lain, katanya boleh tapi harganya tetep sama dengan harga paket. Ya akhirnya saya ngeloyor pergi … dan akhirnya nemu butik lain yang paketnya malah lebih lengkap dan saya suka semua item di paketnya. Kalaupun ada item yang saya nggak mau pake, harga paketnya akan berkurang atau bisa ditukar dengan jasa lain yang harganya sama (mis: saya nggak ambil jas pengantin pria tapi untuk gantinya mama saya dibuatkan gaun pesta), jadi sama sekali nggak ada uang yang terbuang. Yang tertarik bisa klik http://w3.weddingku.com/collections/partnerdetail.asp?partnerid=4693&zona=JKT

8. Jangan buru-buru DP. Jangan kemakan omongan sales person untuk cepet-cepet bayar DP dengan iming2, “Diskonnya cuma sampai hari ini …. nanti gaunnya keburu dibooking orang lain loh!” Kalau anda suka dengan model gaun dari satu tempat, kalaupun gaunnya keburu dibooking orang lain, beberapa bulan kemudian akan keluar model baru yang anda akan suka lagi 🙂 Dan kalau buru-buru DP tapi kemudian ketemu vendor lain yang anda lebih cocok, anda bisa jadi buang DP di vendor yang lama atau maksa diri untuk tetap pakai vendor yang lama karena nggak ingin DP terbuang. Bayar DP hanya kalau anda sudah banding2 sana sini dan tetap paling cocok dengan vendor tertentu

9. Join forum diskusi wedding. Website seperti http://www.weddingchannel.com atau weddingku.com sangat membantu karena kita bisa tau dimana vendor-vendor yang murah tapi layanannya oke, dan bisa dapat referensi dari orang lain yang sedang persiapkan wedding mereka. Dengan join forum seperti ini, anda tahu kisaran harga yang wajar untuk jasa tertentu sehingga nggak bisa dibohongi vendor 🙂

10. Lihat kualitas, bukan merek. Pada hari H, anda nggak akan segitu noraknya koar-koar bahwa gaun anda didesain oleh Vera Wang, sepatu Jimmy Choo, cincin Tiffany & Co, kenang-kenangan Loang & Noi, jas pengantin pria dari Armani, dan gaun mama dibuatkan oleh Sebastian Gunawan 🙂 Selama anda look nice and presentable, people don’t care what brands you wear!

11. Buat budget, and stick to it!! Kalau harganya diluar budget anda, coba tawar atau kurangi item-nya (misalnya … kalau dekor budget 10 juta tapi mintanya 15 juta, coba ganti jenis bunga, kurangi standing lower, kurangi ukuran panggung, dsb).

Kami menerapkan semua tips di atas (kecuali #1 dan #3, karena kami resepsi di hotel dan pake videografer) dan irit puluhan juta. Kalau kami gunakan tips #1 dan #3, mungkin iritnya sudah seratusan juta 🙂